Privacyverklaring

We vinden jouw privacy belangrijk en willen transparant zijn over de gegevens die we over jou verzamelen (‘persoonsgegevens’), over hoe we die gebruiken en beschermen, en over jouw rechten in het beheren van die informatie.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te garanderen en gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Hannibalvakanties vzw past de wetgeving toe zoals gesteld door de General Data Protection Regulation (GDPR), een wet die geldt voor de hele Europese Unie en dit vanaf 25 mei 2018.

Als Hannibalvakanties vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het lezen van deze Privacyverklaring hierover vragen hebt, neem dan gerust contact met ons op via onderstaande contactgegevens:

Hannibalvakanties vzw
Arthur Goemaerelei 66
2018 Antwerpen
info@hannibalvakanties.be
03 609 54 40

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Hannibalvakanties vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

het deelnemen aan activiteiten die georganiseerd worden door Hannibalvakanties vzw
het promo voeren en werven van nieuwe vrijwilligers en deelnemers (in functie van activiteiten)
het versturen van nieuwsbrieven
het versturen van uitnodigingen voor onze activiteiten
het informeren van stakeholders over onze activiteiten
het versturen van een vakantiebrochure (digitaal of per post)
het bekomen van een overheidssubsidie
in functie van het personeelsbeleid
in functie van het vrijwilligersbeleid

Voor de uitvoering van deze doeleinden vragen wij de volgende persoonsgegevens van jou op:

persoonlijke identiteit: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, rijksregisternummer (in functie van een fiscaal attest), bankrekeningnummer (voor mogelijke terugbetalingen)
persoonlijke kenmerken: gender, geboortedatum
andere kenmerken: houder van een rijbewijs, houder attesten ((hoofd)animator, instructeur, EHBO en reddersbrevet)
noodinfo: noodnummer + naam contactpersoon
info voeding: dieetwens, allergie(ën), intoleranties
voorkeur toestemmingen: nemen en gebruik beeldmateriaal, rijden met een minibus
schoolopleiding of werkervaring
medische info
specifieke info nodig voor het op maat afstemmen van de activiteiten
info over ondersteuningsnoden en beperking

Wij gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens gekregen hebben.

Geven wij jouw gegevens door aan derden?

De gegevens die we over jou verzamelen kunnen wij doorgeven aan derden indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de bovenstaande doeleinden:

Zo maken wij gebruik van derden voor:

het verkrijgen van de nodige subsidies
het onderhoud van onze internetomgeving en IT-infrastructuur
het uitsturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
onze verblijven
sociale media
centraliseren van te delen info
verzekeringen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Hierrond gelden dezelfde voorwaarden als hierboven beschreven.

Wij geven jouw persoonsgegevens niet aan derden door tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Wij kunnen persoonsgegevens delen indien je daar zelf toestemming voor geeft, maar jij kan deze toestemming ten allen tijde intrekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Unie.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) en personen met een verlengde minderjarigheid na toestemming van de ouders of een wettelijke vertegenwoordiger.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is (of wettelijk vereist) voor het doeleinde waarvoor de gegevens door ons zijn gevraagd.

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan 5 jaar na een laatste deelname aan onze activiteiten.

Een beperkt aantal gegevens (naam, voornaam, e-mail en telefoonnummer) houden wij langer dan bovenvermelde termijn (met een maximum termijn van 8 jaar) voor volgende doeleinden:

informeren over activiteiten
versturen van nieuwsbrieven
werven voor activiteiten
advies en coaching
integriteitsbewaking vakanties

Hoe beschermen wij jouw gegevens?

Wij hebben de nodige maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen het gebruik door personen die hiervoor niet bevoegd zijn:

alle personen die namens Hannibalvakanties vzw toestemming hebben gekregen om jouw gegevens in te kijken, zijn gebonden aan geheimhoudingsplicht
we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze datasystemen
we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens indien nodig
wij maken een back-up van jouw persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische fouten
we testen en evalueren onze systemen op regelmatige basis
iedereen die binnen de organisatie kennis heeft van jouw gegevens is geïnformeerd en gesensibiliseerd over het belang van de bescherming van jouw gegevens

Welke rechten heb jij?

Je hebt recht op inzage en recht op het aanpassen of verwijderen van jouw persoonsgegevens. Je kan ons hiervoor steeds contacteren, ook als je daar vragen over hebt.

Tevens kan je ten allen tijde bezwaar of verzet aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze medewerkers.

Heb je een klacht?

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen we jou hierover contact met ons op te nemen.

Je hebt steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie (orgaan dat toezicht houdt op het gebied van privacy bescherming).

Hannibalvakanties vzw kan dit privacybeleid in sommige gevallen bijwerken naar aanleiding van veranderingen in het aanbod, feedback of wijziging in de privacywetgeving.

We zullen je steeds informeren via onze website over elke inhoudelijke wijziging. Indien de privacywetgeving dit vereist, zullen wij jouw toestemming vragen voor gewijzigde of nieuwe verwerkingsactiviteiten.